De contrato a pago

Esta página sigue un mes completo de un contrato real de principio a fin. Si sólo vas a leer una página antes de configurar tu organización, que sea esta.

Acme AI tiene un contrato vigente durante 2026, en USD, cobrado mensualmente a mes vencido, con plazo de pago de 30 días y requisito de Orden de Compra.

Recorrido de enero

1. 8.420 conversaciones
2. Métrica de cobro
3. Precio por tramos
4. Prefactura
5. OC
6. Factura
7. Pago

1 · El contrato define qué se cobra

El contrato de Acme tiene dos cargos:

Cargo	Tipo	Precio	Temporalidad
Plataforma	Fijo	USD 1.000 / mes	Anticipado
Conversaciones IA	Uso	Por tramos: 1.000 incluidas · luego 0,10 · sobre 5.000, 0,07	Vencido

Ninguno de los dos precios vive en el catálogo: viven en este contrato. El mismo servicio le puede costar otra cosa a otro cliente sin tocar nada aquí.

Contrato Acme y cobro del período en cursoHaz clic para ampliar

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2 · El consumo entra durante el mes

Cada conversación llega como un evento de uso con su momento de ocurrencia y su identificador único. Los eventos son inmutables: si uno llegó mal, se corrige con un evento de corrección, nunca editando el original.

Que el mismo evento llegue dos veces no lo cobra dos veces. Esa es la razón de que cada envío lleve su propio identificador.

3 · La métrica convierte eventos en una cantidad

El contrato no cobra «eventos»: cobra la cantidad que produce la métrica de cobro. Para Acme la métrica cuenta conversaciones del período. En enero: 8.420.

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Métrica y precio son decisiones separadas

La métrica responde cuánto se consumió; el modelo de precio responde cuánto cuesta eso. Cambiar el precio de las conversaciones no cambia cuántas hubo, y ese consumo medido sigue siendo consultable aunque el precio cambie después.

4 · Se cierra el período y se calcula el cobro

Al cerrar enero, Relvo calcula el cobro del período: aplica el precio a la cantidad, agrega el cargo fijo y suma.

Ejemplo

Cobro de enero

Concepto	Cálculo	Monto
Primeras 1.000 conversaciones	incluidas	USD 0,00
Siguientes 4.000	4.000 × USD 0,10	USD 400,00
Restantes 3.420	3.420 × USD 0,07	USD 239,40
Suscripción de plataforma	mensual	USD 1.000,00
Total		USD 1.639,40

Un cobro no es una factura: no tiene efecto tributario y se puede recalcular. Si llega consumo tardío de enero antes de emitir, el cobro se recalcula y refleja el total correcto. Este es el momento barato para corregir.

5 · La prefactura busca la aprobación

Acme exige Orden de Compra, así que el cobro se comparte como prefactura: el mismo detalle, sin valor tributario, para que el cliente lo valide y emita su OC.

Mientras no llegue la OC, la emisión queda bloqueada. No es una falla: es la condición de facturación del contrato haciendo su trabajo. Cuando la evidencia se registra, el bloqueo se levanta.

6 · Se emite la factura

Con la aprobación en mano, el cobro se convierte en factura y se envía a la autoridad tributaria. A partir de ese momento el documento ya no se edita.

Su estado deja de ser un valor y pasa a ser cuatro, independientes entre sí:

Eje	Al emitir	Poco después
Ciclo de vida	open	open
Estado fiscal	pending	accepted
Entrega	send_requested	delivered
Pago	unpaid	unpaid

Con el plazo de 30 días, la fecha de vencimiento queda fijada por el vínculo de facturación del cliente.

7 · El documento llega al cliente

Relvo envía la factura al contacto con rol de facturación, y el XML al contacto de correo XML si el cliente lo pide por separado. Enviado y entregado son dos cosas distintas: el eje de entrega registra ambas, que es lo que permite responder con evidencia cuando un cliente dice que nunca la recibió.

Si el correo rebota de forma permanente, la dirección se suprime y deja de recibir: seguir enviando a una casilla muerta degrada la reputación del dominio para todos los demás clientes.

8 · Llega el pago y se concilia

Acme paga USD 1.000 el día 20 y el saldo la semana siguiente.

Momento	Eje de pago	Saldo
Tras el primer abono	partially_paid	USD 639,40
Tras el segundo	paid	USD 0,00

El movimiento bancario se concilia contra la factura. Relvo propone la coincidencia; la confirmación es humana cuando hay ambigüedad, porque aplicar un pago al documento equivocado es más caro que revisarlo.

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«Vencida» nunca fue un estado que alguien escribió

Si Acme no hubiera pagado, la factura aparecería como vencida sin que nada la marcara: se deriva de la fecha de vencimiento y del saldo. Por eso, en el instante en que entra el pago, deja de estar vencida — sin que nadie tenga que acordarse de actualizar una columna.

Lo que quedó registrado

Al final del recorrido, un peso cobrado tiene trazabilidad completa: qué eventos lo originaron, qué métrica los contó, qué tramo de precio se aplicó, qué aprobación lo autorizó, qué documento tributario lo formalizó y qué movimiento bancario lo saldó.

Cargos y pricingLos seis modelos de precio y cómo calcula cada uno.Uso y métricas de cobroCómo entra el consumo y cómo se convierte en cantidad cobrable.Cobros, prefacturas y facturasLos cuatro ejes de estado de una factura, en detalle.OnboardingQué configurar, en qué orden, para llegar a este recorrido.