Onboarding
El onboarding en Relvo toma normalmente entre 1 y 2 días, dependiendo de la cantidad y complejidad de tus contratos.
Partimos desde la información que ya existe en tu CRM o sistema actual. Podemos conectarnos directamente a tu CRM o trabajar con un pequeño template para mapear clientes, contratos, pricing, ítems y métricas de cobro.
- 1. Configuración
- 2. Clientes
- 3. Contratos
- 4. Ítems y métricas
- 5. Consumo
- 6. Prueba
- 7. Go live
1. Configuración inicial
Sección titulada «1. Configuración inicial»Definimos la estructura básica de la operación y las fuentes desde donde se importará la información comercial.
- CRM o sistema a conectar.
- Fuente de datos principal.
- Entidades a importar.
- Monedas utilizadas y países de operación.
- Responsables del onboarding.
- Mecanismo de carga de consumo.
Si no existe una integración directa, utilizamos un template simple para realizar el mapeo inicial.
2. Clientes y cuentas de facturación
Sección titulada «2. Clientes y cuentas de facturación»Importamos tu base de clientes desde el CRM o desde el template de onboarding. Cada cliente queda asociado a una cuenta de facturación y a los contactos que participan en la operación.
| Información | Ejemplo |
|---|---|
| Código de cliente | acme |
| Nombre | Acme |
| Cuenta de facturación | Acme SpA |
| Identificación tributaria | RUT / RFC / NIT |
| Razón social | Acme SpA |
| Responsables | Finanzas / Facturación |
| Correos de facturación | billing@acme.com |
El código de cliente permite relacionar contratos, consumo, cobros y facturas con una misma empresa.
3. Contratos y pricing
Sección titulada «3. Contratos y pricing»Importamos las condiciones comerciales de cada cliente desde el CRM, un template estructurado o los PDF de contratos existentes.
| Información | Ejemplo |
|---|---|
| Cliente | Acme |
| Vigencia | 01/01/2026 – 31/12/2026 |
| Moneda | USD |
| Periodicidad | Mensual |
| Cargo fijo | USD 1.000 / mes |
| Cargo variable | Conversaciones IA |
| Pricing | Por tramos |
| Condición de pago | 30 días |
| Condición de facturación | Requiere OC |
| Referencia comercial | OC / HES |
Relvo puede estructurar contratos con múltiples cargos, fases y condiciones comerciales diferentes por cliente.
4. Ítems y métricas de cobro
Sección titulada «4. Ítems y métricas de cobro»A partir del pricing de tus contratos configuramos qué vendes y cómo se mide cada componente variable.
| Ítem | Métrica de cobro | Modelo |
|---|---|---|
| Suscripción plataforma | — | Fijo mensual |
| Conversaciones IA | Conversaciones completadas | Por consumo |
| Usuarios activos | Usuarios activos del período | Por asiento |
| Transacciones | Transacciones procesadas | Por unidad |
- conversation.completed
- Métrica: Conversaciones IA
- Conteo mensual
- Cantidad facturable
5. Consumo e integraciones operativas
Sección titulada «5. Consumo e integraciones operativas»Configuramos cómo llegará a Relvo la información necesaria para calcular cargos variables y conectamos los sistemas que participan en la operación.
Métodos de carga de consumo
Sección titulada «Métodos de carga de consumo»| Método | Uso |
|---|---|
| API | Integración automática desde tu producto |
| Carga masiva CSV | Cargas periódicas o procesos mensuales |
Durante esta etapa cargamos una muestra de consumo para validar que los códigos de cliente y las métricas de cobro estén correctamente mapeados.
Integraciones operativas
Sección titulada «Integraciones operativas»Configuramos, cuando corresponda:
- SII, para emisión de documentos tributarios.
- Banco, para pagos y conciliación.
- Correo, para envío de prefacturas, aprobaciones, solicitud y recepción de OC / HES, comunicaciones con clientes y cobranza.
6. Primer ciclo de prueba
Sección titulada «6. Primer ciclo de prueba»Ejecutamos un ciclo de facturación de prueba sobre un conjunto de clientes y revisamos los resultados antes de emitir documentos reales.
- Clientes
- Contratos
- Pricing
- Métricas
- Consumo
- Cobro calculado
Usamos Acme como ejemplo principal. Para el período de prueba se informan 8.420 conversaciones.
Cobro de prueba: Acme
| Concepto | Cálculo | Monto |
|---|---|---|
| Suscripción plataforma | mensual | USD 1.000,00 |
| Primeras 1.000 conversaciones | incluidas | USD 0,00 |
| Siguientes 4.000 | 4.000 × USD 0,10 | USD 400,00 |
| Restantes 3.420 | 3.420 × USD 0,07 | USD 239,40 |
| Total | USD 1.639,40 |
El ciclo de prueba se ejecuta sobre datos reales pero sin emitir ningún documento tributario: puedes revisar el consumo del período, el desglose por tramos, el cargo fijo y el total calculado, y volver a ejecutarlo tantas veces como sea necesario hasta que el resultado coincida con lo que esperas cobrar. Recién cuando lo apruebas se habilita la emisión. El recorrido completo de este mismo contrato, desde el consumo hasta el pago conciliado, está en De contrato a pago.
7. Go live
Sección titulada «7. Go live»Una vez validado el ciclo de prueba, Relvo queda listo para ejecutar la operación real.
- Consumo
- Cobro calculado
- Prefactura
- Aprobación / OC / HES
- Factura
- Cobranza
- Pago
- Conciliación
Nuestro equipo acompaña el primer ciclo para asegurar que contratos, consumo, cobros y condiciones de facturación estén funcionando correctamente.
Mirroring opcional
Si ya tienes un proceso de facturación funcionando, podemos ejecutar Relvo en paralelo durante un período anterior o durante tu próximo ciclo.
Durante el mirroring comparamos:
- Clientes y cuentas de facturación.
- Contratos y pricing.
- Ítems y métricas de cobro.
- Consumo y montos calculados.
- Documentos esperados.
Una vez que ambos procesos coinciden, Relvo puede pasar a operar el ciclo directamente.